Data controller:
Visual Ink Publishing UG
Pappelallee 78/79
10437 Berlin, Germany
Represented by: Dr. Benjamin Wolba
Contact: mail@eurodefense.tech
1. Access Data and Hosting
When you visit our website, information is automatically transmitted to the server (e.g. IP address, date, time, browser type). This data is used exclusively to ensure the operation of the website and to improve our offering. The legal basis is Art. 6 (1) lit. f GDPR. The data is deleted after seven days at the latest.
Our website is hosted by a provider within the EU/EEA who processes this data on our behalf.
2. Contact Dorms/Email
If you contact us via the contact form or by email, your data (name, email, message) will be used exclusively to process your request. The legal basis is Art. 6 (1) lit. b GDPR. Your data will be deleted as soon as the request has been processed, provided that there is no legal obligation to retain it.
3. Cookies and Web Analytics
We use cookies to improve the use of our website and to provide functions. Session cookies are deleted after closing the browser; persistent cookies remain on your device until they expire or are deleted. You can prevent the acceptance of cookies at any time via your browser settings.
If tracking tools such as Google Analytics are used, this is only done with your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR). IP addresses are anonymized. You can prevent collection by browser plugins or opt-out links (e.g., Google Analytics Opt-Out).
4. Newsletter
If you subscribe to our newsletter, we will use your email address exclusively for sending the newsletter. Registration is only possible with your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR). You can unsubscribe at any time, e.g. via a link in the newsletter or by email.
5. Social media plugins
If you use content from platforms such as YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn, or Instagram on our website, the privacy policies of the respective providers apply. We only embed content with restricted privacy settings, where possible. The legal basis for this is Art. 6 (1) lit. f GDPR.
Links to the privacy policies of the providers:
6. Event Registration and Participation
When you register for one of our events (e.g., hackathons, conferences, or meetups), we process the personal data you provide through the registration form. This may include your name and contact details, professional information such as your current role, company, and background, as well as application-related information such as your skills, experience, project ideas, motivation, and participation in past events.
We may also process additional information relevant to the event, such as your availability, country of residence, nationality, links to professional profiles (e.g., LinkedIn or GitHub), and your preferences regarding participation in talent pools, marketing communications, or in-person attendance.
This data is processed for the purpose of organizing and running the event, including participant selection, team formation, coordination with partners and hosts, ensuring security and access control, and enabling communication before, during, and after the event.
The processing is based on Art. 6 (1) lit. b GDPR (performance of a contract or pre-contractual measures related to event participation) and Art. 6 (1) lit. f GDPR (our legitimate interest in organizing high-quality, relevant events and building a strong participant network). Where you provide sensitive information (e.g. dietary preferences), processing is based on your explicit consent pursuant to Art. 9 (2) lit. a GDPR.
Where required for the organization of the event, we may share relevant participant data with event partners, co-hosts, or venue providers (e.g., for security screening, access control, or logistics), as described in the registration process.
We retain your data for up to 24 months after the event to enable participation in future events, community activities, and follow-up opportunities, unless you object to such use or request deletion earlier.
7. Photos, Videos, and Media
During our events, photographs and video recordings may be taken by us or by authorized partners. These recordings may capture participants and be used for the purpose of documenting and promoting our events and activities, including publication on our website, social media channels, marketing materials, and in press or reporting contexts.
The processing is based on Art. 6 (1) lit. f GDPR (legitimate interest in documenting and promoting our events and community). You have the right to object to such processing at any time, either on-site by informing the event team or by contacting us via email.
8. Event Platforms and Tools
To organize events, manage registrations, and facilitate communication, we use third-party service providers, including Luma, Typeform, Google Forms, Airtable, Notion, and Discord.
These providers may process personal data on our behalf as data processors in accordance with Art. 28 GDPR. In some cases, data may be processed outside the European Union or the European Economic Area. Where this is the case, we ensure that appropriate safeguards are in place to protect your data. These safeguards may include the use of Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission, as well as reliance on adequacy decisions such as the EU–US Data Privacy Framework, where applicable.
9. Payments and Ticketing
If you purchase tickets, memberships, or other services, payment processing is handled by external providers such as Stripe, PayPal, and Shopify.
These providers process payment-related data (such as billing details and transaction information) independently as controllers under applicable data protection laws. We do not store or process full payment details ourselves.
The processing is based on Art. 6 (1) lit. b GDPR (performance of a contract).
10. Your rights
You have the right:
- To obtain information about your stored personal data (Art. 15 GDPR)
- To request the correction of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
- To request the deletion or restriction of processing (Art. 17–18 GDPR)
- Object to processing (Art. 21 GDPR)
- Request data portability (Art. 20 GDPR)
- Lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)
If you have any questions or wish to exercise your rights, please contact: mail@eurodefense.tech
Datenschutzerklärung
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Visual Ink Publishing UG
Pappelallee 78/79
10437 Berlin, Deutschland
Vertreten durch: Dr. Benjamin Wolba
Kontakt: mail@eurodefense.tech
1. Zugriffsdaten und Hosting
Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen an den Server übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browsertyp). Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.
Unsere Website wird gehostet durch einen Anbieter innerhalb der EU/EWR, der diese Daten in unserem Auftrag verarbeitet.
2. Kontaktformulare / E-Mail
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Daten (Name, E-Mail, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage bearbeitet ist, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
3. Cookies und Webanalyse
Wir verwenden Cookies, um die Nutzung unserer Website zu verbessern und Funktionen bereitzustellen. Session-Cookies werden nach Schließen des Browsers gelöscht; persistente Cookies bleiben auf Ihrem Gerät, bis sie ablaufen oder gelöscht werden. Sie können die Annahme von Cookies jederzeit über Ihre Browser-Einstellungen verhindern.
Falls Tracking-Tools wie Google Analytics eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). IP-Adressen werden anonymisiert. Sie können die Erfassung durch Browser-Plugins oder Opt-Out-Links verhindern (z. B. Google Analytics Opt-Out).
4. Newsletter
Falls Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich zur Zusendung des Newsletters. Die Anmeldung erfolgt nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sich jederzeit abmelden, z. B. über einen Link im Newsletter oder per E-Mail.
5. Social Media Plugins
Wenn Sie Inhalte von Plattformen wie YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn oder Instagram auf unserer Website nutzen, gelten die Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter. Wir binden Inhalte nur mit eingeschränkten Datenschutzeinstellungen ein, soweit möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Links zu den Datenschutzerklärungen der Anbieter:
6. Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen
Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen (z. B. Hackathons, Konferenzen oder Meetups) anmelden, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie über das Anmeldeformular angeben. Dazu können Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, berufliche Angaben wie Ihre derzeitige Position, Ihr Unternehmen und Ihr beruflicher Hintergrund sowie anwendungsbezogene Informationen wie Ihre Fähigkeiten, Ihre Erfahrung, Projektideen, Ihre Motivation und Ihre Teilnahme an früheren Veranstaltungen gehören.
Möglicherweise verarbeiten wir auch zusätzliche, für die Veranstaltung relevante Informationen, wie z. B. Ihre Verfügbarkeit, Ihr Wohnsitzland, Ihre Staatsangehörigkeit, Links zu beruflichen Profilen (z. B. LinkedIn oder GitHub) sowie Ihre Präferenzen hinsichtlich der Teilnahme an Talentpools, Marketingkommunikation oder persönlicher Anwesenheit.
Diese Daten werden zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet, einschließlich der Teilnehmerauswahl, der Teambildung, der Koordination mit Partnern und Gastgebern, der Gewährleistung von Sicherheit und Zugangskontrolle sowie der Ermöglichung der Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung.
Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Organisation hochwertiger, relevanter Veranstaltungen und dem Aufbau eines starken Teilnehmernetzwerks). Wenn Sie sensible Daten (z. B. Ernährungsgewohnheiten) angeben, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Soweit dies für die Organisation der Veranstaltung erforderlich ist, können wir relevante Teilnehmerdaten an Veranstaltungspartner, Mitveranstalter oder Veranstaltungsortanbieter weitergeben (z. B. für Sicherheitsüberprüfungen, Zugangskontrolle oder Logistik), wie im Anmeldeprozess beschrieben.
Wir speichern Ihre Daten bis zu 24 Monate nach der Veranstaltung, um die Teilnahme an zukünftigen Veranstaltungen, Community-Aktivitäten und Folgeangeboten zu ermöglichen, es sei denn, Sie widersprechen einer solchen Nutzung oder beantragen eine frühere Löschung.
7. Fotos, Videos und Medien
Während unserer Veranstaltungen können von uns oder von autorisierten Partnern Fotos und Videoaufnahmen gemacht werden. Diese Aufnahmen können Teilnehmern zeigen und dienen der Dokumentation und Werbung für unsere Veranstaltungen und Aktivitäten, einschließlich der Veröffentlichung auf unserer Website, in sozialen Medien, in Marketingmaterialien sowie in Presse- oder Berichterstattungskontexten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Werbung für unsere Veranstaltungen und unsere Community). Sie haben das Recht, einer solchen Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, entweder vor Ort durch Mitteilung an das Veranstaltungsteam oder durch Kontaktaufnahme per E-Mail.
8. Veranstaltungsplattformen und Tools
Zur Organisation von Veranstaltungen, zur Verwaltung von Anmeldungen und zur Erleichterung der Kommunikation nutzen wir Drittanbieter, darunter Luma, Typeform, Google Forms, Airtable, Notion und Discord.
Diese Anbieter können personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten. In einigen Fällen können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. In diesem Fall stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen werden. Zu diesen Schutzmaßnahmen können die Verwendung von durch die Europäische Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie, sofern zutreffend, das Zurückgreifen auf Angemessenheitsbeschlüsse wie das EU-US-Datenschutz-Framework gehören.
9. Zahlungen und Ticketverkauf
Wenn Sie Tickets, Mitgliedschaften oder andere Dienstleistungen erwerben, wird die Zahlungsabwicklung von externen Anbietern wie Stripe, PayPal und Shopify übernommen.
Diese Anbieter verarbeiten zahlungsbezogene Daten (wie Rechnungsdaten und Transaktionsinformationen) eigenständig als Verantwortliche im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze. Wir speichern oder verarbeiten selbst keine vollständigen Zahlungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht:
- Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
- Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 17–18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO)
Für Fragen oder die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte: mail@eurodefense.tech